【實驗室管理】| 實驗室設備檔案管理

1.設備檔案放哪些東(dong) 西

儀(yi) 器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個(ge) 方麵的內(nei) 容:

(1)設備及其軟件的識別；

(2)製造商名稱、型號、出廠編號;

(3)對設備是否符合規範的核查;

(4)儀(yi) 器設備存放的位置;

(5)製造商的說明書(shu) ，或指明其存放地點;

(6)所有檢定/校準、核查報告和證書(shu) ;

(7)設備維護計劃以及維護記錄；

(8)設備的任何損壞、故障、改裝或修理。 

儀(yi) 器設備檔案管理是一個(ge) 動態、持續的過程。儀(yi) 器設備檔案包括儀(yi) 器設備的采購、驗收、使用、維護、維修等環節形成的文件材料，能夠準確地、完整的反映設備從(cong) 采購到報廢整個(ge) 過程的狀態信息。

2.設備檔案管理中的問題

⊙檔案管理製度不完善

部分檢驗檢測實驗室沒有根據自身情況，創建有效的儀(yi) 器設備檔案管理製度，明確相關(guan) 部門以及人員職責，缺乏有效的檔案管理監管機製。

⊙檔案管理意識不強

儀(yi) 器設備檔案管理意識不強，主要體(ti) 現在部分檢驗檢測實驗室，雖然製定了相應的檔案管理規程，但因對儀(yi) 器設備檔案管理工作的重要性認識不足，導致相關(guan) 製度形同虛設，儀(yi) 器設備檔案工作落實不到位。

⊙檔案管理人員隊伍力量薄弱

目前，部分實驗室的儀(yi) 器使用部門都沒有設置儀(yi) 器設備檔案管理員。部分實驗室雖然在儀(yi) 器使用部門設置了儀(yi) 器設備檔案管理員，但由於(yu) 缺乏檔案管理專(zhuan) 業(ye) 知識、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作，無法正確的、及時地收集、整理和歸檔儀(yi) 器設備檔案資料。另外，實驗人員流動變化大，有時候會(hui) 存在因交接不到位而導致檔案工作脫節的現象。

⊙檔案利用率低

目前儀(yi) 器設備檔案的一個(ge) 比較大的問題是檔案材料收集不全，常常檔案材料隻收集了儀(yi) 器設備招標采購及驗收相關(guan) 材料，隨後使用過程中形成的檢定/校準/核查、期間核查、維護、維修、甚至改動材料收集不完整或未收入檔案。

另外，因大部分檢驗檢測實驗室的儀(yi) 器設備檔案管理，還基本停留在紙質材料的階段，檔案查詢不方便。

3.問題的解決(jue) 對策

針對儀(yi) 器設備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構可采取以下對策:

⊙完善製度，規範儀(yi) 器設備檔案管理

檢驗檢測實驗室根據自身情況創建有效的儀(yi) 器設備檔案管理製度，規範儀(yi) 器設備檔案管理。例如，製定嚴(yan) 格的檔案管理操作程序，規範儀(yi) 器設備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統一設備檔案記錄格式，明確歸檔內(nei) 容、歸檔時間、檔案存放場地的環境設施要求、儀(yi) 器設備使用及管理部門的任務分工、儀(yi) 器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應製定監督和考核機製，以便對儀(yi) 器設備檔案管理工作進行檢查和督促。 

⊙提高儀(yi) 器設備檔案重要性的認識

首先，需要檢驗檢測實驗室的領導帶頭提高對儀(yi) 器設備檔案重要性的認識，了解儀(yi) 器設備檔案管理對於(yu) 實驗室管理的重要作用。其次，實驗室可通過培訓、貼宣傳(chuan) 資料等方式，有針對性地宣傳(chuan) 檔案意義(yi) 及本實驗室儀(yi) 器設備檔案管理的體(ti) 係文件，普及儀(yi) 器設備檔案管理知識，提升員工儀(yi) 器設備檔案管理意識。

⊙加強儀(yi) 器設備檔案管理人員隊伍建設

儀(yi) 器設備從(cong) 招標采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門、人員，因此做好儀(yi) 器設備檔案管理工作需要相關(guan) 部門合力才能完成。檢驗檢測實驗室可以組建一支由儀(yi) 器設備管理部門總管，儀(yi) 器使用部門派人協助的儀(yi) 器設備檔案管理隊伍。利用各部門在儀(yi) 器設備檔案管理中分工的不同，有機協調地進行儀(yi) 器設備檔案的建立到銷毀整個(ge) 過程的收集、歸檔工作，實現儀(yi) 器設備的動態管理。

定期組織人員進行檔案管理學習(xi) 及培訓，強化人員儀(yi) 器設備檔案管理能力，加深各個(ge) 部門的儀(yi) 器設備檔案管理員對自身崗位職責的理解，比如，儀(yi) 器管理部門的檔案管理員，應積極主動與(yu) 儀(yi) 器使用部門的檔案管理員進行聯係，及時收集並歸檔儀(yi) 器設備在安裝調試及使用過程中產(chan) 生的一係列記錄資料。

組織應製定適當崗位激勵政策，提高儀(yi) 器設備檔案管理員工作的積極性。

⊙建立動態的儀(yi) 器設備台賬

儀(yi) 器設備檔案管理的最終目的是為(wei) 了有效地利用檔案。檢驗檢測實驗室需建立可以實時更新的儀(yi) 器設備台賬，尤其是電子台賬，方便使用者查閱及統計儀(yi) 器相關(guan) 信息。台賬信息包括儀(yi) 器設備的名稱、型號、生產(chan) 廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產(chan) 編號、采購價(jia) 格、檢定/校準/核查、期間核查、儀(yi) 器運行狀態、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經常統計的固定資產(chan) 總價(jia) 值、報廢的設備統計總表等。

⊙嚴(yan) 格檔案的借閱製度

為(wei) 了保證儀(yi) 器設備檔案資料的完好，應建立嚴(yan) 格的檔案借用、歸還、交接驗收製度，避免其丟(diu) 失。經常使用的儀(yi) 器設備的操作手冊(ce) 等隨機技術文件，在辦理歸檔手續後，可複印相關(guan) 材料給使用部門:如果複印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記後，將相關(guan) 材料長期保存在使用部門，由使用部門派專(zhuan) 人保管。

⊙推進儀(yi) 器設備檔案數字化管理 

在滿足實驗室管理體(ti) 係對儀(yi) 器設備檔案管理的要求的前提下，檢驗檢測實驗室要充分利用現代技術改造傳(chuan) 統的檔案管理方式，可根據自身實際情況利用電子科技技術，開發建立儀(yi) 器設備檔案數字信息數據庫，包含儀(yi) 器設備台賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀(yi) 器設備檔案信息模塊，完善儀(yi) 器設備檔案管理係統，逐步實現儀(yi) 器設備檔案管理的數字化、網絡化，從(cong) 而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀(yi) 器檔案資料的實際需要。